Ohne dieses Dokument solltest du kein Projekt starten: Die Projekt Charta

Bist du Projektmanager?

Dann kennst du die Projekt Charta vermutlich - aber weißt nicht, wie du sie gemeinsam mit dem Team erstellst.

Bist du Solounternehmer?

Dann fragst du dich vielleicht, warum du die Projekt Charta nutzen solltest, wo du doch gar keine echten Projekte hast?

Sicher kennst du die Eisenhower Matrix?

Dann weißt du, dass es bestimmte Aufgaben gibt, die wichtig sind und einen großen Wert haben, aber weil sie nicht dringend sind, fallen sie Tagesgeschäft immer wieder unter den Tisch.

• Das könnte z.B. die Installation eines Team-Aufgabenmanagements sein, mit dem das Team viel Zeit und Nerven bei der internen Kommunikation spart.
• Oder eine einheitliche Daten-Ablage auf dem Server, damit jeder sofort alles findet und die Synergien im Unternehmen tatsächlich genutzt werden können.
• Oder auch der lang überfällige Social Media Auftritt, der für mehr Sichtbarkeit und leichtere Kundengewinnung sorgt.

Ich sage: Mach aus all diesen Aufgaben jeweils ein Projekt und setzte sie gemäß den Projektphasen um:

Mit einem Start- und Endtermin.
Mit einem Verantwortlichen “Leiter” .
Mit einem Team und einem konkreten Auftrag.

Für die Klärung all dieser Fragen, ist die Projekt Charta da. Sie soll ein gemeinsames Verständnis des Projektes beschreiben. Das Ziel soll darin ganz deutlich werden und auch, woran der Erfolg letztendlich gemessen wird.

Denn wenn du Chef bist, möchtest du nicht, dass dein Team ein Taj Mahal baut, wenn du eigentlich nur eine Garage wolltest?

Warum überhaupt?

Häufige Probleme in dem Bereich größerer Vorhaben, sind:

Dass deine Vorhaben vermeintlich zu groß sind, um sie überhaupt zu starten.
Dass die Projekte stecken bleiben, ohne dass du genau weißt warum.
Dass es oft Missverständnisse unter den Projektbeteiligten gibt.
Dass nach dem Abschluss gar nicht das erwartete Ergebnis rauskommt.

….dann fehlt vermutlich ein Projektgründungsdokument. So ein richtungsweisendes Gründungsdokument ist die Projekt Charta (eng. Project Charter)

Woraus besteht eine Project Charta?

Der Business Case

Damit ein Projekt überhaupt Sinn macht, sollte der Nutzen größer als der Aufwand sein. Das Bedeutet, du solltest zunächst klären, was das genaue Problem ist und wie viel die Lösung dieses Problems bringen würde.

Weiter unten bei den 4 Schritten zur eigenen Charta habe ich noch passende Fragen für dich, die dir hier helfen können.

Die Notwendigkeit

Da es für einen Problemlösung immer mehrere Möglichkeiten gibt, ist es notwendig, sich tatsächlich gut zu überlegen, ob die erdachte Richtung auch die beste ist oder ob es auch anders geht. Bzw. wird hier beschrieben, warum man genau in diese Richtung gehen will.

Der Umfang  und die Abgrenzung

Hier kommen die typischen Projekt Charakteristika unter wie Start- und Endtermin bzw. Eine Laufzeit.

Wenn du z.B. ein Social Media Projekt machst:  Ist es für 2018 komplett oder nur für das erste Quartal?

Wichtiger Punkt auch hier: Was gehört nicht zu diesem Projekt? Welche Bereiche bleiben zunächst außen vor?

Die Inhaltsbeschreibung

Damit dir selbst, aber auch dem Team klar ist, WAS eigentlich tatsächlich gemacht werden soll, braucht es natürlich eine Beschreibung des Produktes einerseits. Aber auch des Prozesses andererseits, um zu klären, WIE es gemacht werden soll.

In diesen 4 Schritten entsteht eine einfache Projekt Charta

Schritt 1: Definiere den Grund des Projektes.

Warum soll das Projekt realisiert werden? Warum ist es wichtig für dich? Was ist der Business Case?

Inwiefern hilft dieses Projekt dein langfristiges Ziel (Jahr/ 5 Jahr/ Vision) zu erreichen?

Schritt 2: Kreiere eine Vision vom Ergebnis

Wenn das Projekt so richtig erfolgreich läuft, wie sieht das aus? Wie fühlt sich das an?

Wem wird dadurch geholfen? Was wird leichter für dich sein, nachdem dieses Projekt abgeschlossen ist?

Schritt 3: Brainstorm

Notiere hier jeden erdenklichen Schritt, den man für die Realisierung des Projektes braucht. Denke sowohl an Teilprojekte wie auch an jedes Detail an was du im Verlauf denken musst.

Denke dabei an alle Shareholder des Projektes mit ihrem Einfluss darauf und wie du damit umgehst.

Schritt 4: Organisiere und plane

Aus dem Brainstorm, kannst du jetzt eine Struktur für das Projekt ableiten, in dem du:

• die Hauptpunkte identifizierst
• sie der Reihenfolge nach ordnest
• auch die Details dazu sortierst
• grobe Zeitplanung machst
• Definiere, wo die Grenzen des Projektes sind. Kannst du es ggf noch etwas kleiner machen? Bzw. in eine erste Phase und eine zweite Phase einteilen?

Fazit

Wenn du mal dein Team fragst, ist eigentlich ganz genau klar, was mit dem Projekt erreicht werden soll und welche Schritte bis dahin unternommen werden sollen?

Die Frage kannst du aber auch dir selbst als Solounternehmer stellen.

Ich ertappe mich auch immer wieder dabei, dass ich einfach irgendetwas starte, ohne mir die 4 Schritte vorher überlegt zu haben. Wenn ich es merke, ist mir auch klar, warum ich irgendwie bei dem Thema schwimme, statt richtig voran zu kommen.