Wie du aus einem zusammengewürfelten Haufen in kurzer Zeit ein Team machst

By Katharina Vollus | Allgemein

Teambuilding im Projekt für Projektmanager

Schnelles Teambuilding würde dir das Projektmanager Leben leichter machen?
Jedes Mal wenn du in den Urlaub gehen willst, fühlst du dich wie die wichtigste Person im Projekt. Wenn du nicht bald ein starkes Team aufbaust, auf dass du dich verlassen kannst, wirst du nie entspannt nach Hause gehen können. Du hast Angst, dass ohne dich nichts mehr voran gehen würde.

Jedes Mal, wenn ein Mitglied aus deinem Team nicht zu einem Meeting kommt, merkst du dass das Projekt nicht so wichtig genommen wird. Dir ist klar, dass es mit einem stärkeren Teamgefühl vermutlich nicht mehr so wäre. Doch wie kannst du ohne viel Aufwand dieses Teamgefühl stärken?

Vielleicht denkst du dir jetzt noch, dass es bestimmt lange dauert, bis sich ein Teamspirit entwickelt. Ehrlich gesagt, habe ich die Teamentwicklung zu Beginn meiner Arbeit als Projektmanagerin gar nicht wirklich auf dem Schirm gehabt.

Es gab so viele neue Informationen. Ich musste einen Projektplan erstellen und die Kosten im Blick behalten. Damit hatte ich schon genug zu tun. 

Aber hätte ich mir damals schon klar gemacht, dass der Erfolg eines Projektes zu 70% von den Menschen die es machen und vor allem vom Team abhängt, dann hätte ich schon früher mehr darüber gelernt.

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Ich musste mir also vieles nach und nach aneignen, weil es meiner Meinung nach auch nicht so richtig gute Bücher zu dem Thema gibt (oder kennst du welche? Dann würde ich die super gern in einem Kommentar erfahren!)

Aber keine Sorge, in diesem Artikel erkläre ich dir erprobte Methoden, wie du den Teambuilding-Prozess aktiv beschleunigen kannst.

Herausforderung Teambuilding im Projekt

Für die meisten Projekte, wie zum Beispiel eine Filmproduktion, kommt ein Team neu zusammen. Die Personen kennen sich noch nicht wirklich daher ist das notwendige Vertrauen noch nicht aufgebaut.

Außerdem ist so ein Projektteam interdisziplinär. Das heißt es arbeiten sehr unterschiedliche Gewerke zusammen, die natürlich jeweils auf ganz unterschiedliche Dinge achten. Wenn zwei Menschen verschiedene Dinge wichtig sind, kann es zu Missverständnissen und manchmal auch zu Konflikten kommen. Diese nennt man dann meist “Sachkonflikte”

Dazu kommt dann noch die unterschiedlichen Charaktere und Persönlichkeitstypen, also ob jemand eher ganz genau ist und Risiken scheut oder ein anderer vielleicht eher impulsiv und ideenreich.  Auch diese Unterschiede verursachen Konflikte sogenannte “Wertekonflikte”

Ohne Bewusstsein und aktives Gestalten von Teambuilding wird also in einem Projekt nur schwer ein Team entstehen. 

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Was die meisten Projektmanager falsch machen

Wenn du dich als Projektmanager in der klassischen Rolle des ProjektLeiters siehst, bewirkst du erstmal wenig Teambildung, weil das Team zu wenig Eigenverantwortung hat.

In Wikipedia heißt es über den Projektleiter  “Der Projektleiter ist für die operative Planung und Steuerung des Projektes verantwortlich. Je nach Projektart ist er in diesem Zusammenhang für das Erreichen von Sach-, Termin-, Kosten- bzw. Ausbildungszielen im Rahmen des Projekts zuständig. Im Bereich der Planung legt er Ziele sowie benötigte Ressourcen für deren Erreichung fest”. 

Zumindest in den ersten Zeilen kein Wort über die Menschen und das Team.

Wenn es kritisch wird, also Zeit und Geld knapp werden, fangen viele Projektmanager auch noch stärker mit Micromanagement an. Sie kontrollieren die einzelnen Mitarbeiter des Teams immer mehr und fordern immer mehr nach klaren (meist ihren) Regeln ein. Was wiederum nicht wirklich Teamspirit förderlich ist.

Diese 6 Punkte bringen Teamspirit

Als Projektleiter müssen wir uns also meiner Meinung nach mit 6 Feldern im Verlauf des Projektes befassen um den Teambuilding Prozess voran zu treiben:

  1. Den Vertrauens-Prozess fördern durch intensives Kennenlernen und Verstehen

  2. Sich selbst mit den Regeln zurücknehmen und die Regeln vom Team aufstellen lassen

  3. Eine Arbeitsweise finden, die den Teamprozess unterstützt

  4. Tools vermeiden, bei denen nur der Projektleiter den Überblick hat

  5. Eine Kommunikationskultur mit echtem Austausch etablieren

  6. Gemeinsam positive Emotionen schaffen

1. Den Vertrauens-Prozess fördern durch intensives Kennenlernen und Verstehen

Vertrauen setzt Verständnis voraus. Um die anderen im Team verstehen zu können, muss ich sie zunächst einmal kennen lernen. Aller Anfang sollte also darauf zielen, dass sich die Teammitglieder so intensiv wie möglich kennen lernen. Folgende Dinge können dabei helfen:

Teambuilding Kennen Mögen Vertrauen im Projektteam

  • Kennenlernen auch in der Freizeit (Biergarten am Tag des Kick-off, Frühstück im Café, Escape Game)
  • Verständnis für den Teamprozess herstellen: Wenn du die Tuckman-Teamuhr (link innerhalb meines Blogs) auf dem Boden ausbreitest kann sich jeder an die Position stellen, wo er meint, in welcher Phase das Team sich gerade befindet. Das fördert den Austausch über unterschiedliche Sichtweisen.
  • Sehr sinnvoll ist auch eine genaue Teamrollenanalyse zu machen, um die Stärken der einzelnen Mitglieder herauszufinden und sich im Selbst- und Fremdbild darüber klar zu werden, ob alle wichtigen 9 Rollen eines guten Teams bereits abgedeckt sind. 
  • Verständnis fördernde Spiele in denen die Mitglieder sich und ihre Eigenschaften vorstellen z.B.: “Gemeinsame Werte” oder "Klebezettelgeschichten". (Hier gibt es noch mehr coole  Team-Übungen)

“Gemeinsame Werte”

Teilnehmer bekommt zwei Minuten, in denen er subjektiv drei Werte für sich aufschreibt. Die Teammitglieder haben jetzt die Gelegenheit sich über ihre aufgeschriebenen Werte zu unterhalten und sich auf drei gemeinsame Werte zu einigen. Anschließend gestalten sie ein Poster mit Wörtern, Symbolen oder Bildern, die diese Werte abbilden.


„Klebezettelgeschichten“

Mitarbeiter schreiben einige arbeitsbezogene Erinnerungen auf Klebezettel und pappen sie an die Wand. Themen können zum Beispiel sein:Mein erster TagMein VorstellungsgesprächMein verrücktestes ErlebnisMein traurigstes ErlebnisMein lustigstes Erlebnis Jeder erzählt dann seine Geschichte, die im Arbeitsumfeld des aktuellen Arbeitgebers stattgefunden hat. Schnell wird man gemeinsam lachen, weinen oder nachdenken. Das schweißt zusammen. 

2. Sich selbst mit den Regeln zurücknehmen und die Regeln vom Team aufstellen lassen

Sich gemeinsame Regeln zu geben ist nicht einfach. Aber genau der Prozess dahin ist das eigentlich magische. Während des Prozesses wird das Team gebildet. Und als Ergebnis hat man auch noch etwas Konkretes in der Hand.

Teambuilding Regeln Teamcharta Teamvereinbarungen im Projekt

Dazu ein kleines Beispiel aus meiner Workshop-Praxis:
Im April 2018 habe ich für 45 Filmleute in Nairobi kurz vor Produktionsbeginn einen Workshop zum Thema Administration und Organisation gegeben. Unter anderem ging es auch um eine gemeinsame Ablagestruktur und eine Konvention, wie die einzelnen Dateien benannt werden sollen. Ich habe das alles aber nicht vorgegeben, sondern mit dem gesamten Team erarbeitet, wie es denn für alle akzeptable und gut wäre. Das dauert so zwar ein wenig länger, als wenn ich einfach gesagt hätte “wie machen das jetzt so”.  
Aber zum einen habe ich wirklich alle mitgenommen und sie werden die Struktur wahrscheinlich auch eher umsetzen und nutzen und zum anderen konnte man merken, wie sie auch als Team zusammenwachsen und merken, dass sie sich Regeln geben können, die die Zusammenarbeit erleichtern.

Mach eine Team-Charta

Die Team-Trainerin Nadja Petranosvskaja macht in ihren Workshops immer eine Team-Charta gemeinsam mit dem Team.  Nadja sagt "Die Teamcharta kann auch aus einem Satz bestehen. Sie wird notwendig, wenn man sich zu oft nicht einig darüber ist, wer was macht. Und überflüssig, wenn man nicht weiß, was drin steht."

Vorschlag für einen Teamvertrag

Hier schreibe ich über eine allgemeine Projekt-Charta zum Start eines Projektes.

3. Eine Arbeitsweise finden, die den Teamprozess unterstützt

Agile Methoden sind in aller Munde. Zunächst weil man sich davon verspricht, schneller und näher am Markt bzw. Kunden zu entwickeln. Aber diese Methoden, ob nun Scrum, Kanban oder was auch immer haben noch einen weiteren Vorteil: Die Arbeit wird vom Team selbst aufgeteilt und organisiert. 

Teambuilding Scrum Kanban Selbstorganisation

Die Verbindlichkeit untereinander steigt dadurch natürlich extrem. (Mehr dazu bald in meinem Scrum Artikel zu Teambuilding. )

4. Tools vermeiden, bei denen nur der Projektleiter den Überblick hat

Arbeitest du mit komplizierten Excel-Listen oder sogar mit spezieller Projektmanagement Software? Wie gut kann denn dein Team darauf zugreifen und damit arbeiten?

Wie wäre es mit dem Ansatz
“Low tech high touch” ?
Bitte was?

Teambuilding im Projekt mit analogen Projektmanagement Tools

Das heißt nur analoge Tools, die selbsterklärend sind, damit sie wirklich jeder nutzen kann und das planen, priorisieren und tracken im Team geschehen kann.

Sipgate macht das zum Beispiel so “In Meetings verstecken wir uns nicht hinter Laptops, sondern erarbeiten, denken und priorisieren Dinge gemeinsam. Mit Stickies. Denn die lassen sich leicht beschreiben, umhängen, korrigieren oder zu Themen gruppieren.
Wir wollen, dass jeder ganz einfach sehen kann, woran wir gerade arbeiten und was uns beschäftigt. Im vorbeigehen und nicht in irgendeinem Projektmanagementsystem vergraben.” (Aus dem inspirierenden Praxis-Buch 24 Work Hacks - Erfahrungen aus sechs Jahren leaner und agiler Organisationsentwicklung bei sipgate )

5. Eine Kommunikationskultur mit echtem Austausch etablieren

Auswertungsrunden sind keine Erfindung von agilem Projektmanagement. Auch im klassischen Vorgehen gab es immer schon sogenannte “lessons learned” wo sich das gesamte Team zusammensetzt und über Gutes und Schlechtes im Projekt spricht. Allerdings meist nur nach Abschluss einer Phase. 

Teambuilding im Projekt Kommunikationskultur Retrospektiven Feedback

Der Nachteil: Das ist zu selten um wirklich einen Effekt auf die Zusammenarbeit im Team während des Projektes zu haben. Bestenfalls für das nächste Projekt.

Versuche daher die Retrospektiven häufiger (z.B. nach jedem Sprint wie in Scrum vorgesehen oder alle 2 Wochen zu machen). Der Ablauf sollte immer folgende Fragen umfassen: 

  1. Was hat gut funktioniert?
  2. Was hat nicht so gut funktioniert?
  3. Welche Dinge wollen wir ausprobieren?

Vorher macht eine kleine Auflockerungsübung Sinn.  Es bleibt also nicht nur bei der Benennung alles negativen - dem Datensammeln. Sondern es werden auch Lösungsalternativen entwickelt und als Aktion Items beschlossen, was man tatsächlich in der Phase bis zum nächsten retrospektivem Meeting umsetzen möchte.

Ein gewisser Ablauf macht auf jeden Fall Sinn. 100 praktische Anleitungen für Aktivitäten im Retro-Meeting findest du beim Retromat.

Vertraulichkeit ist dabei ein wichtiger Faktor “What happens in the Retro, stays in the Retro” 😉

Welchem Kommunikation trägt zum Teambuilding im Projekt bei?

Ein paar Ideen auf was du bei der Kommunikation insbesondere achten kannst:

  • in Konflikten konsequent in die Schuhe des anderen versetzen.
  • welche Wörter werden stark benutzt? Diese mal erörtern.  Amplifizieren des Implizieren. Achtsamkeit
  • „Komplimente to go“ als Abreißzettel - denn normalerweise sprechen wir immer mehr darüber was nicht gut läuft.

Extra-Tipp: 

Probiere mal am Ende eines Meetings einfach die Frage zu stellen: “Was gibt es noch?” und dann die Stille auszuhalten. Du darfst dich überraschen lassen, was da zu Tage kommt. Probleme, die bisher nicht erwähnt wurden, kommen jetzt endlich auf den Tisch. Und das ist was wir wollen: Das Implizite explizit machen.

6. Gemeinsam positive Emotionen schaffen

Ich höre sehr oft, wie wichtig es Menschen für die Motivation in ihrem Arbeitsumfeld ist, dass sie tatsächlich einen Mehrwert schaffen. Warum nicht das erreichte im Team auch tatsächlich sichtbar machen. Und auch feiern. Um diesen Moment noch zu unterstützen. 

Teambuilding Teamerfolg Erfolg gemeinsam feiern

Dazu gehört auch kleine Veränderungen (Verbesserungen) sichtbar zu machen - letztendlich werden viele kleine Schritte am Ende eine große Wirkung habe.

Was setzt du um fürs Teambuilding?

 Ein Kickertisch reicht eben nicht aus! 6 Impulse für nachhaltiges Teambuilding.

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Ich hoffe ich habe dir Inspirationen gegeben wie du dich in der Projektmanagement-Rolle für schnelles aber nachhaltiges Teambuilding einsetzen kannst. 

Vielleicht kannst du dich dann eher wie der Trommler in einem Drachenboot sehen, den die anderen im Team auch akzeptieren, für das was er fürs Team tut.

Welche Maßnahme gefällt dir am besten? 

Welche setzt du schon erfolgreich ein? 

Schreib das gern in den Kommentar damit auch ich und andere PMs davon lernen können.  Denn wir sind doch irgendwie auch ein Team, oder?

In diesem Sinne. Viel Erfolg beim Teambuilding in deinem Projektteam!

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About the Author

Katharina Vollus ist Expertin für Projektmanagement mit 15 Jahre Erfahrung als Senior Projektleitung speziell in den Branchen IT-Projekt, Neue Medien, Architektur und Bau, Filmprojekte, Interaktive Medieninszenierungen und Forschungsprojekte. Ihre Methoden reichen von PMI® bis agil und sie genieße es, ihr Wissen, ihre Erfahrung und ihre Tools & Methoden zur Unterstützung anderer Projektmanager einzusetzen. mehr ueber-mich

  • […] konzentrierten Modus zu kommen? Könnte es ein wenig mehr Inspiration und Kreativität sein? Arbeiten mit dem Team im gleichen Büro ist für dich eine Herausforderung? Eigentlich hatte ich das Thema Musik für mich zum Arbeiten […]

  • Ein sehr schöner, vielseitiger Artikel über viele wichtigen Aspekte. Danke für das Erwähnen und danke für das Schreiben – Thema Team wird in Zukunft ein wichtiges bleiben!

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