Welches Aufgaben- und Projektmanagement Tool ist das passende?

By Katharina Vollus | Allgemein

Für Projektmanager, die das passende Tool suchen:
Ein Überblick

Viele Wege führen nach Rom. 
Todoist, Trello, Asana und wie sie alle heißen. Der Markt hat zahlreiche Tools zur Aufgabenverwaltung hervorgebracht. Aber so vielseitig die Auswahl ist – so schwer ist auch die Qual der Wahl für welchen Zweck welches Tool eigentlich das Richtige ist.
Denn zu viele Features können einem in einem kleinen, schnellen Projekt erschlagen, nerven, behindern oder sogar lähmen. Andererseits wird man mit einfachen Tools eine extreme Komplexität eines größeren Projektes für den Projektmanager nicht abdecken können. 

In diesem Artikel beantworte ich dir die Frage: Welches Tool ist für deinen Anwendungsfall das Richtige?

Mein Überblick, über die von mir bereits genutzten Tools mit einer subjektiven Beurteilung, für welchen Zweck und ab welcher Komplexität dieses am Besten zum Einsatz kommen sollte.  
Das heißt natürlich nicht, dass es nicht auch für andere Anwendungsfälle genutzt werden kann. Wenn man sich z.B. schon mal in ein Tool eingearbeitet hat, ist das sooo viel wert - da würde ich mir einen Wechsel sehr gut überlegen.

Aber wenn du vor der Wahl stehst, kannst du dich hier hoffentlich inspirieren lassen.
Im Fokus meiner Beurteilung stehen Design, Handhabung und Features des Tools sowie die Plattform auf der es läuft. Und dann natürlich vor allem wie gut das Tool die Anforderungen von Komplexität und Teamfähigkeit abbilden kann.

Projektmanagement Tool Übersicht Vergleich

Übersicht Infografik (Klick zum Vergrößern)

 "Die Komplexität bestimmt das Tool - Eine Entscheidungshilfe für Todoist, Trello, Asana & Co"

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Wunderlist und Todoist - Easy Aufgabenverwaltung

Beide Tools sind in der Grundfunktion kostenlos, die für die meisten völlig ausreicht.  Sie funktionieren in erster Linie als persönliches Planungstool, können aber auch Teammitgliedern Zugriff gewähren indem man die Listen oder Projekte bzw. einzelne Aufgaben teilt.

Bei Wunderlist werden alle Aufgaben zu Listen zugeordnet bei Todoist heißen die dann Projekte. Allerdings kann man hier auch Unterprojekte und Teilaufgaben anlegen, was bei Wunderlist nicht geht. So müssen für jedes Projekt das unterteilt werden soll mehrere Listen angelegt werden, um die Aufgaben separat zu halten.

Todoist hat außerdem die Funktion "wiederkehrende Aufgaben" die man bei Wunderlist vermisst bzw. nur selbst mit einem Trick erzeugen kann, in dem man nach Erledigung einer Aufgabe, eine neue Deadline eingibt.

Bei beiden Tools können für Aufgaben Deadlines vergeben werden und somit kann man leicht in einer Ansicht z.B. die heute fälligen Aufgaben im Überblick sehen, um seinen Fokus zu behalten.

Die beiden Apps sind übersichtlich aufgebaut und sofort von jedem ohne Vorkenntnisse zu nutzen. Mir scheint es dennoch in den beiden Tools schwieriger die High-Value-Task aus einer Vielzahl an Aufgaben zu identifizieren. Die Gefahr besteht, dass die Listen am Ende zu lang werden, so dass eine Priorisierung und damit klarer Fokus schwer möglich ist.

Komplexere Abhängigkeiten zwischen Aufgaben können überhaupt nicht abgebildet werden. Daher ist das sicher nicht die erste Wahl für Projektmanager die größere Teams managen.

Projektmanagement mit Todoist

Todoist (klick zum Vergrößern)

Projektmanagement mit Wunderlist

Wunderlist (klick zum Vergrößern)

Für visuelle Typen: Aufgabenverwaltung mit Trello-Boards

Auf den ersten Blick gibt es bei dem Tool nur Listen und Karten. Auf den zweiten Blick aber geht Trello mit diesen beiden Features schon deutlich über das hinaus, was andere Tools können. Trello kann aufgrund seiner offenen Struktur vieles sein:

  • Eine Todo-Liste die nach Wichtigkeit und/oder Dringlichkeit priorisiert ist und somit den Fokus leicht setzen lässt.
  • Ein Redaktionsplan für den Blog oder gleich alle Social Media Aktivitäten
  • Eine virtuelle Produktionsstraße die gleichzeitig Überblick ermöglicht und alle Details bereit halten kann, so dass man nicht gleich erschlagen wird.
  • Ein Ort für die Jahres- und Zielplanung um den strategischen Blick visualisieren zu können.
Projektmanagement mit Trello

Auftragsklärung mit Trello (Klick zum Vergrößern)

Gerade diese visuelle Darstellung erleichtert es allen Projektbeteiligten, den Überblick über Projektstatus und Aufgaben zu behalten. Jeder Liste bei Trello könnt ihr so viele Karten hinzufügen, wie ihr wollt, wobei Karten eigentlich alles sein können: Tasks, Termine, Ideen oder was euch sonst so einfällt. Jede dieser Karten kann dann mit Anhängen, Deadlines, Texten oder Tags versehen oder mit einer Checkliste, Kommentaren oder Bewertungen ergänzt werden. Super Usability: Karten können per Drag & Drop verschoben werden.

Das Aufgabenmanagement Kombi-Tool: Asana 

Asana ist gleichzeitig Aufgabenverwaltung, Projektmanagement und Kommunikationstool für Teams in einem.
Der Arbeitsplatz ist bei Asana nach einzelnen Projekten aufgeteilt, in denen jeweils Aufgaben angelegt werden können. Jedes Teammitglied kann dann, wie bei Trello auch, die Aufgaben kommentieren oder Links und Notizen hinzufügen. Allerdings kann man hier auch wiederkehrende Aufgaben anlegen, was in Trello nur mit einem Extra und in Meistertask noch gar nicht funktioniert. Asana greift einige Ideen von David Allen und seiner GTD-Methodik auf. Praktisch: individuelle Projekt-Ziele und Milestones lassen sich als Checkliste festlegen und nach Datum anordnen. In diesen Checklisten kann man auch Abhängigkeiten festlegen, so dass sich ein übergeordneter Milestone nicht abhaken lässt, bevor nicht alle untergeordneten Aufgaben erledigt wurden.

Firmen wie Dropbox und Pinterest, die Asana intern nutzen, beweisen, dass es auch für größere Teams funktioniert. Lässt sich aber auch in der individuellen Perspektive sehr gut nutzen. Aufgrund der Fülle an Features und einer etwas technischen Anmutung erfordert Asana mehr Einarbeitung als die bisher genannten Tools aber immer noch weniger als die Programme wie MS Projekt oder Merlin für Mac.

Projektmanagement mit Asana

Bei einem Team von bis zu 15 Personen ist Asana gratis. Für Zusatzfunktionen und größere Team stehen kostenpflichtige Versionen zur Verfügung.

Alternative mit Datenverwaltung auf deutschen Servern: Meistertask

Meistertask ist eine der wenigen Projektmanagement-Lösungen, die kostenlos eine unbegrenzte Zahl an Nutzern und Projekten. Außerdem sind die vorab genannten natürlich alls nicht in Deutschland gehostet, für wen das relevant ist. Projekte werden hier auch als Boards mit Listen angelegt, was die Kanban Methode ermöglicht. Soweit ähnlich wie Trello. Allerdings kann ich in Meistertask auch über alle Projekte (also Boards) hinweg die Suche benutzen.

Projektmanagement mit Meistertask

Projektmanagement mit Meistertask (Klick zum Vergrößern)

Thrive Leads Shortcode could not be rendered, please check it in Thrive Leads Section!

Wenn Projektmanagement komplexer wird: factro (ebenfalls deutscher Server-Standort und Datenschutz)

Der übersichtliche Alleskönner unter den Projektmanagement- und Collaboration-Tools. factro kann die Projekte, Teilprojekte und Aufgaben in einem Projektstrukturbaum abbilden inklusive eindeutiger Aufgabennummern. Außerdem können Aufgaben miteinander verknüpft werden, so dass zwar keine Verschiebung automatisch geschieht (wie bei MS Project oder Merlin), aber zumindest ersichtlich ist, welche Aufgaben inhaltlich oder organisatorisch zusammen gehören. Beides geht auch in der kostenlosen Variante, die derzeit allerdings nur einen Nutzer erlaubt (in Kürze bis zu max. 10 Nutzer möglich).

Die benutzerdefinierten Ansichten helfen dem User, seine individuelle Sicht je nach Bedarf auszuwählen: ob Kanban-Board, Projektbaum oder Aufgabenliste – sortiert nach Aufwand, Dringlichkeit, Priorität und Status.
In einem persönlichen Dashboard sind alle aktuellen Projekte und Aufgaben jederzeit im Blick ‒ mit praktischer Deadline-Ampel, so dass man gleich sieht, welche Fristen drängen.
Praktisch ist, dass man sich auch die Aufgaben im Überblick anzeigen lassen kann, für die man nur die Verantwortung trägt, aber sie nicht selbst ausführt.
In der Professional-Version ist sogar eine Leistungserfassung mit Plan-Aufwand und Ist-Aufwand enthalten. Natürlich können die erfassten Arbeitszeiten auch miteinander verglichen werden.

Es gibt factro in vier verschiedenen Varianten mit unterschiedlichem Funktionsumfang und einem gestaffelten Preissystem geben. Die Software wächst mit den Anforderungen der Benutzer. Neben der kostenfreien Basic-Version können Teams bereits ab 7,99 € mit der Team-Cloud starten.
Für einen themenübergreifenden Überblick für alle Projekte bzw. zum zielgerichteten Managen und Führen im Unternehmen bietet factro die Business Cloud für 19,99 € neben der Professional Cloud an.

factro hat einen deutschen Telefon- und E-Mail-Support, da es ja auch aus Deutschland kommt.

Projektmanagement mit Factro

Die Macher von factro hatten auf jeden Fall auch Multiprojektmanagement im Blick, denn Aufgaben können auch projektübergreifend mit Tagging zu Kategorien zugewiesen werden. (klick zum Vergrößern)


Klassische Projektmanagement Software für Großprojekte z.B. IT oder Bau.
MS Project und Merlin Project

Beide Programme bilden die volle Komplexität von Großprojekten ab und erfordert etwas Einarbeitung. Allerdings können derartig komplexe Vorgänge (wie z.B. Bauvorhaben o.Ä.) nicht in den bisher genannten Aufgabenverwaltung-Systemen verwaltet und gesteuert werden.

Die Anwendungen erlauben die Erstellung von Projektplänen, die Überwachung und Nachverfolgung vom Status der Vorgänge im Projekt, Zuweisung von Ressourcen und das Verwalten von Budgets. Es gibt Funktionen zur Erstellung und Darstellung von Vorgängen in einem Zeitdiagramm (Gantt-Diagramm), diversen Netzplan-Darstellungen, Mind-Maps, im Projektstrukturplan (PSP) und Auslastung von Ressourcen in Balkendiagrammen, Histogrammen und Zeitkästen.

Grundlage ist jeweils die Netzplantechnik. Dabei kann ein Vorgang eine einzelne Aufgabe aus einem Arbeitspaket, eine Zusammenfassung von Aufgaben oder gar ein eigenes Projekt abbilden. Je nach Ebene bzw. Bedeutung des Vorgangs können diese in Sammelvorgängen gegliedert werden. Meilensteine (signifikante Kontrollpunkte) sind Vorgänge ohne zeitliche Ausdehnung, d. h. bereits in der Planung festgelegte Termine, zu denen definierte, bedeutende Teilziele erreicht werden sollen.

Microsoft Project ist Bestandteil der Office-Familie und lässt sich sowohl server- als auch clientseitig mit Software nutzen. Merlin Project ist im Grunde die Mac-Alternative zu MS Project. Beide können in bestimmten Versionen auch über einen Server kollaborativ genutzt werden. Dies erfordert jedoch die Einrichtung.

Projektmanagement mit Microsoft Project

MS Project Gantt Chart (Klick zum Vergrößern)

Merlin kostet einmalig € 249,- (bei einer Nutzungszeit von 3 Jahren wären das ca. € 6,- ). Die aktuellste Version steht im Zeichen der Teamarbeit und kann mit Clouddiensten integriert werden. Grundsätzlich kann Merlin aber vor allem auch auf dem eigenen Server laufen. Für MS Project zahlt man zwischen ab € 760,-  (einmalig). Alte Versionen kann man aber auch wesentlich günstiger bekommen.

Projektmanagement mit Merlin Project

Merlin Gantt Chart (Klick zum Vergrößern)

Projektmanagement komplex & im Team vor allem für Software: Redmine

Die Projektmanagement-Software Redmine ist  kostenlos und Open-Source.  Redmine verfügt über alle gängigen Funktionen eines Projektmanagement-Tools wie Diskussionsforen, ein Wiki, eine Dokumentenverwaltung, eine E-Mail- oder eine Ticket-Verwaltung. Die Stärken von Redmine liegen in der Subversion und der Aufgabenverwaltung, die besonders bei der Entwicklung von Softwareprojekten in der Gruppe zum Tragen kommt.

Redmine kann von allen Teammitgliedern genutzt werden, obwohl es sich empfiehlt, dass ein Projektmanager sich um die individuell passende Struktur kümmert. Bei Merlin oder MS Project verwaltet ja im Grunde der Projektmanager das komplette Planungsinstrument und es wird nicht vom Team darin gearbeitet.

Der Clue ist für mich, dass die gesamte Projekt Dokumentation und das kollaborative Arbeiten an Ideen und Konzepten bis hin zu Ablage von Dokumenten auch in Redmine stattfinden kann. Dazu wird dann das Projekt-Wiki bzw. die Dokumentenverwaltung genutzt und man kann sich in allen Aufgaben bzw. "Issues" wie sie hier genannt werden, darauf beziehen. Das geht also schon sehr viel mehr in Richtung Knowledge Management. Denn so können Informationen auch über einen sehr langen Zeitraum für alle auffindbar bleiben und man weiß immer, was die aktuellste Version eines Dokumentes ist. Das Einarbeiten von neuen Mitarbeitern kann somit auch um einiges leichter sein.

Redmine ist ein Tool zum Selbsthosten, es benötigt also eine Installation auf dem eigenen Server. Auch für dieses Tool gibt es Apps für iOS und Android, diese sind allerdings inoffiziell.

Projektmanagement mit Redmine

Redmine Gantt Chart (Klick zum Vergrößern)

Fazit

Ob du an einem mehr oder weniger komplexen Projekt arbeitest, oder deine Jahres-Ziele planst, Apps zur Aufgabenverwaltung machen es dir leicht Listen anzulegen und diese mit anderen zu teilen. Die Apps synchronisiert deine Listen und Aufgaben zwischen Telefon, Tablet und Computer. So kannst du immer von überall darauf zugreifen.
Mit welchem Tool planst und steuerst du deine Projekte? Welches ziehst du für die Zukunft in Betracht? Hinterlass mir bitte einen Kommentar direkt unter diesem Artikel, dann kann ich mal Praxisbeispiele zu der Software beschreiben. Außerdem sind die Kommentare für unsere ganze Projektmanager Community wertvoll !

Wenn du Unterstützung bei der Auswahl und beim Einrichten eines für dich passenden Organisationstools benötigst, kontaktiere mich gern.

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About the Author

Katharina Vollus ist Expertin für Projektmanagement mit 15 Jahre Erfahrung als Senior Projektleitung speziell in den Branchen IT-Projekt, Neue Medien, Architektur und Bau, Filmprojekte, Interaktive Medieninszenierungen und Forschungsprojekte. Ihr Methoden reichen von PMI® bis agil und sie genieße es, ihr Wissen, ihre Erfahrung und ihre Tools & Methoden zur Unterstützung anderer Projektmanager einzusetzen. mehr ueber-mich

  • Jessi L. sagt:

    Hallo Katharina,
    danke für die tolle Übersicht. Du hast dich wirklich mit allen Details beschäftig und diese Wiedergegeben.
    Ich würde dir noch gerne unser Tool https://zenkit.com vorstellen. Wir sind ein deutsches Startup und machen bereits Trello und Wunderlist Konkurrenz. Seit ich dort arbeite, bin ich auch privat umgestiegen auf Zenkit, da ich die Wandelbarkeit toll finde. Privat nutze ich es um ein Personal Kanban umzusetzen und im Geschäft ist es gut, um die Überblick zu behalte. Außerdem können auch unsere Kollegen, die nicht im Büro sind, immer mitarbeiten. Dadurch, dass ich zwischen den Ansichten von Kanban, Liste, Kalender und Tabelle wechseln kann, kann ich immer die Ansicht wählen, mit der ich am besten arbeiten kann. Für unterwegs habe ich meine App und kann dann in der Listenansicht z.B. meine Einkaufsliste abrufen. Freue mich über Feedback – und übrigens ist Zenkit kostenlos.

    • Katharina Vollus sagt:

      Liebe Jessi, danke für die Ergänzung. Euer Tool hört sich auch gut an. Es gibt natürlich sehr viele, aber ich versuche mal, es mir anzusehen.

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